Como Organizar una despedida de Soltero

Como organizar una despedida de soltero y no morir en el intento

¿Te ha tocado la responsabilidad de organizar la despedida de soltero de un amigo/familiar? ¿Y no sabes ni por donde empezar?
Antes de empezar a llamar mil sitios que te van a liar todavía más la cabeza lo que tienes que hacer es organizarte para que la despedida sea realmente la que vaya a gustar a tus amigos y familiares.
Organiza tu despedida de soltero gracias al plan en 7 fases:

Vamos a entrar en el detalle de los 7 puntos para que organices tu despedida con las mayores garantias de éxito:

1. Definir los parámetros de la despedida:

Antes de llamar a nadie lo primero que necesitas es responder a varias preguntas:

1.A | Cuanto somos? ó Número de personas

Lo primero y más importante es conseguir un listado de los posibles que vayan a ir a la despedida: Amigos de toda la vida, compañeros de trabajo, amigos más lejanos pero que irán a la boda, los familiares de la novia y la familia del novio. Al principio podrás empezar con una lista muy extensa y hasta que no tengas un número más real no tiene sentido organizar nada. El número de personas es lo que te va a guiar para elegir las activiades a realizar en una despedida. Por ejemplo un salto en paracaidas cuesta más de 300€, si sois 30 tocais a 10€ por persona para regalarselo al novio pero si sois pocos el presupuesto se dispara.
En una primera fase hay que hacer un tanteo para directamente descartar los que no van a venir por razones economicas y los que no pueden por otros compromisos.

1.B | Elegir bien la fecha de la despedida? Tenéis otra fecha alternativa o es una fecha cerrada?

Este punto es también muy importante. La fecha lo es todo, elegir hacer la despedida 7 o 15 días antes de la boda os reduce el número de opciones que detallaremos después. Para elegir la fechas es ver las disponibilidades del novio, su familia y la parte de la familia politica que vendrá.
En cuanto más tiempo tengais entre la fecha de la boda y la de la despedida más opciones podéis tener. No es recomendable optar por actividades de alto riesgo (que puedan suponer riesgo de lesiones o hematomas) como por ejemplo Paintball, Paracaidas o Capea si no tenemos por lo menos 3 semanas entre despedida de soltero y boda. Os imaginais que el novio sea investido por la vaquilla la semana anterior? Llegaría a la boda cojeando, o que reciba un bolazo en el cuello jugando al paintball,... en las fotos no quedaría muy serio.

1.C | Presupuesto por persona:

Para empezar…¡olvídate de organizar el evento de tus sueños sin pensar en presupuesto y dejar lo del presupuesto para el final! Si partes de un presupuesto bien definido ahorrar en tu evento te será mucho más fácil y, además, también ahorrarás en tiempo y…¡en dolores de cabeza!

Ese apartado es muy importante para el que organiza la despedida. Es vital saber la idea que tiene la gente ya que se pueden organizar actividades desde 30€ hasta más de 500€. En cuanto más alto sea el presupuesto más actividades podréis hacer y más tiempo podréis estar de despedida. A continuación os ponemos precios aproximados de actividades para que podáis orientaros:
- eCombat desde 20€
- Paintball: 20€ a 60€ (con un minimo de bolas para asegurar la diversión)
- Gymkhana de juegos: 15 a 35€
- Capeas: 15 a 30€
- Paintball nocturno: de 20€ a 70€ reales
- eCombat nocturno: desde 30€
- Barbacoa mediodía con barra libre de cerveza y sangria: 25€
- Cena con barra libre de cerveza y sangria: 30€
- Stripper con copa: desde 10€
- Karaoke Noche: 20€
- Alojamiento: desde 25€ a 50€

El Presupuesto objetivo es un factor importante a tener en cuenta. Si los participantes van ajustados y montáis la despedida a fin de mes es posible que la gente se os caiga por no tener dinero. Por ello es conveniente definir entre el núcleo de la despedida (los que sepáis que van a ir seguro) cual será el presupuesto objetivo para poder trabajar con algo tangible. No es buena idea buscar Paintball, barra libre, stripper, limusina y hotel si vuestro presupuesto es de 35€... No existe conscenso en este punto, es un punto de partida.

1.D | Despedida Exclusiva o Comunitaria: Que tipo de despedida quieres?

Quieres disfrutar de actividades con tu grupo de amigos de forma exclusiva o prefieres hacer colas de 1 hora para estar 10 minutos en una actividad o mezclados con 200 personas que no conoces. La comunitaria suele ser más barata aunque con los riesgos que conlleva. Ir de despedida de soltero a emborracharse con los amigos puede ser divertido pero estar rodeado de 400 personas borrachas cambia mucho.

1.E | Despedida conjunta (Chicos + Chicas) o no?

Alli va un gran dilema con la novia o sin? Las despedidas conjuntas tienen la ventaja de asegurar tener grupos más númerosos pero el inconveniente de que realmente las despedidas de chicos y de chicas suelen variar en las formas. Aunque por ejemplo en Iberika Paintball si que organizamos despedidas conjuntas con las chicas por un lado y los chicos por otro, con actividades comunes o no..

En una despedida conjunta no es recomendable elegir ni Paintball ni capea ya que son dos actividades que a las chicas les aburren. Será mejor buscar juegos donde ambos disfruten: Gymkhanas, Juegos varios, Laser Tag eCombat,...

2. Planificar el evento

2.A | Elegir el horario de la despedida:

A que hora querréis empezar y a que hora os tenéis que ir? Hay que tomar en consideración si tenéis participantes que trabajan y las actividades posteriores: Cenas, espectáculos,... Mañana - Tarde - Noche?

2.B | Número de días de la despedida

Punto muy importante para organizar la despedida. Tendras que pensar que cada noche supondrá un alojamiento y una cena por lo que calcula en el presupuesto 50€ por persona por noche sin actividades. Ejemplo: Una despedida de Viernes a Domingo supondrá 100€ por persona solo en Alojamiento y cenas a lo que tendrás que sumar comidas y actividades.

2.C | Valorar el riesgo climático:

La probabilidad de que llueva en Julio es casí nula pero en Octubre por ejemplo la probablidad es del 50%. La ley de Murphy dice que el día que no tiene que llover lloverá. Por lo tanto tienes que valorar el riesgo y descartar actividades que estén influidas por el tiempo. Por ejemplo las capeas son muy divertidas si hace calorcito y sol, pero si hace demasiado sol las vaquillas no corren porque también tienen calor, y si llueve quizás a vosotros no os apetezca tanto correr. Elegir un sitio con Paintball outdoor en caso de lluvia quizás tampoco le guste a todo el mundo jugar con un chubasquero debajo del agua... quizás no sea la mejor alternativa. Hay que pensar que una despedida es un día largo de fiesta. Es poco probable que tengais ganas de marcha después de jugar al paintball a las 15h en Agosto, o si termináis de jugar empapados y llenos de barro hasta la cintura...

2.D | Gestionar bien el presupuesto:

Antes de pensar en las actividades tienes que pensar en el presupuesto que tienes y como gestionarlo y optimizarlo. Hay actividades que son caras y duran poco tiempo como por ejemplo los Karts (20€/15min =80€/hora), otras que son caras si sois pocos y solo se paga para el novio como un salto en paracaidas (+/- 300-400€) y otras que son más largas y economicas como pueden ser los Juegos de Humor amarillo (+/-10€/hora). Por otro lado el horario de la despedida influye mucho sobre el precio, a partir de las 20h los precios suelen incrementarse por los suplementos de noche (+/- 5€/hora).
Por último sobre el presupuesto lo primero a descontar son las actividades OBLIGATORIAS, si por ejemplo teneis pensado hacer noche lo primero a descontar es el alojamiento y la cena: +/- 55€/persona.

2.E | Definir las actividades:

Lo primero es pensar en que actividades le apetece hacer al novio y cuadrar que sean actividades que puedas hacer por temas economicos y de seguridad por temas de fecha. A continuación te ayudaremos a elegir las actividades que más se prestan a vuestra despedida, porque realmente cada despedida es distinta y es mejor adaptarlo.
Un punto importante a valorar es las garantías que te puedan ofrecer los proveedores de actividades: Y si las acividades que has elegido no gustan? Te lo cambian? Se adaptan?

Presupuesto medio
por persona
Núm personas minimo Despedida de Soltero (Chicos) Despedida de Soltero (Chicas) Despedida de Soltero (Conjunta)
Paintball 20-70€ +10 personas SI Poco recomendable Poco recomendable
e-Combat 20-35€ +6 personas Muy recomendable Muy recomendable Muy recomendable
Gymkhana de juegos 15-40€ +10 personas SI SI Muy recomendable
Capeas 15-30€ +10 personas SI Poco recomendable Poco recomendable
Paintball nocturno 40-70€ +12 personas Poco recomendable Poco recomendable Poco recomendable
eCombat nocturno 35-50€ +10 personas Muy recomendable SI SI
Barbacoa mediodía con barra libre 25€ +6 personas Muy recomendable SI SI
Cena con barra libre 30€ +10 personas SI SI SI
Stripper/Boy con copa 10-30€ +10 personas Muy recomendable SI -
Karaoke Noche 20€ +10 personas Poco recomendable SI Muy recomendable
Alojamiento 25-50€ Sin límite - - -

2.F | ¿Qué comida querréis?

Prefieres una barbacoa con barra libre de cerveza y sangría? Quieres barra libre de copas? O prefieres algo más económico para dedicar más dinero en actividades? Cuantas comidas/cenas necesitas contratar? Es más importante la bebida que las actividades?

3. ¿Qué actividades?

3.A

Que actividades elegir para la despedida. Lo primero es centrarse en lo que le gusta al novio/a. Si no come carne no contratéis una barbacoa, y si la novia es muy muy celosa quizás no sea buena idea contratar una Stripper. Pensad en lo que le gusta y ya pensaremos como putearle a lo largo del día entre las actividades que le gustan. Es vital organizar una despedida que le guste.

3.B

Las posibilidades de actividades para despedidas de soltero son infinitas. Tantas que si dejáis pensar a todo el mundo os volveréis locos. Buscad lo que quieren todos muchas veces los que más pega ponen son los que finalemente os dejarán tirados en el último momento. Si te han encomendado la tarea de organizar la despedida es porque piensan que eres la persona más adecuada para ello. Muchas veces será porque no os han dado opción pero por eso al ser responsable de la organización tendréis que tomar las decisiones.

3.C

Es MUY importante que cuando pienses en las posibles actividades pienses si estas actividades son compatibles con tu despedida tanto por horarios como por climatologia. Hacer una capea en Marzo bajo la lluvia tiene poca gracia. Nosotros siempre recomendamos elegir minimo el 50% de las actividades en cubierto. Si el día del evento llueve tendrás el 50% asegurado. Imaginate una capea + barbacoa campera + paintball en Abril bajo la lluvia... Y un paintball nocturno en Febrero upondría jugar a -9º si eliges hacerlo en la Sierra.

3.D

CUADRAR HORARIOS: Es MUY importante que valores como los factores exteriores pueden afectar a tu actividad. Por ejemplo un Salto en Paracaídas se puede ver retrasado de hasta 4 horas por mal tiempo... Es importante poner este tipo de actividades al final. Porque si llegas 4h tarde al siguiente sitio lo más probable es que no te atiendan y además pierdas tu reserva.

4. Alcohol y conducir?

El alcohol y las despedidas de soltero van de la mano. Es así. Pero eso es un punto muy importante que hay que organizar también. Ya que si empezáis desde las 11h de la mañana con alcohol despediros de salir por la noche. Hay que organizar el tiempo para beber y planificarlo. Muchas depedidas de soltero terminan a las 20h porque esta todo el mundo pedo...

4.A

Lo primero que hay que tener en cuenta con el alcohol es que será conveniente no usar el coche o ver quién no va a beber para poder conducir. Y en caso de que todo el mundo quiera beber entonces habrá que pensar en buscar transportes alternativos: Autobus con chofer, Taxi, etc... Esta claro que si váis a contratar transporte para todo el día el presupuesto os va a subir mucho. Ahora si cuadráis las horas del alcohol podréis ahorraros mucho dinero. Puedes contratar barra libre al mediodía si después de la comida pasan 4h para coger el coche. También podéis usar los coches por ejemplo durante el día y volver al punto de partida a las 20h e ir a cenar con barra libre y contratar una limusina para llevaros del restaurante a la discoteca. Es una formula mucho más economica que usar un autobus todo el día.

4.B | ¿Dormir fuera?

Esta opción es muy válida si váis a hacer la despedida en un radio de 5km del Hospedaje. Muchs veces puede hasta salir más barato y mucho más seguro. Organizar la despedida con un hotel/case rural de punto de partida os da la posibilidad de poder beber sin correr el riesgo de coger el coche.

4.C | Organizar la toma de alcohol: ¿Cuando?

Allí esta la clave para ahorrar dinero y disgustos. No contratéis un paintball después de una barra libre. Hay que organizar el alcohol como una actividad del día y cuadrar la logistica necesaria para poder hacerlo. 8 horas de autobus que os lleve de un sitio a otro cuesta unos 500€. Cuadrar transportes cortos por la noche puede suponer ahorrar más de 30€ por persona.

5. CUIDADO con lo que te ofrezcan

5.A | ¿Agencia o no?

Una formula sencilla para organizar tu despedida de soltero es contratar una empresa que sea capaz de organizarte todo y que sean profesionales de ello. Es una opción que puede que sea un poco más cara pero te despreocupas completamente. Es la opción ideal para los que deciden hacer su despedida de soltero en otra provincia. Si sois de Bilbao podéis organizaros todo desde allí pero una agencia tendrá mejores contactos, os podrán reservas hoteles, transporte, strippers en el hotel, etc... Y ellos os cuadrarán los horarios. Ahora si: PEDIR REFERENCIAS.

5.B | Contactar con las empresas

Ya sabes tu presupuesto y las actividades que querréis hacer. Te toca usar GOOGLE y buscar las empresas que te puedan ofrecerlas actividades que querráis hacer. Pide precios y si en la página web no aparecen precios o detalles pideles que te lo manden por email con lo que incluye cada precio y los tiempos de cada actividad. No te olvides preguntar que pasaría si llueve o si no os gusta la actividad que os ofrecen. No te cases con el primero que llames y busca entender las dferencias de precios. Hay campos de paintball que mezclan los grupos para ahorrar dinero. Cuando tengas precios vuelve a llamar los que te han parecido más interesantes para que te digan porque ellos y no otros.

5.C | HUYE DE LO BARATO. Sé racional.

Muchas veces la gente no razona los precios. Hay sitios que te "venden" barbacoas por 8€ con barra libre... Seamos racionales si un Menú en Mac Donalds vale 8/9€ que crees que te van a dar por ese precio. Y un kilo de carne medianamente decente vale 10/15€ que crees que te van a dar de comer. En este apartado podriamos escribir horas, desde los sitios que te sueltan bolsas del día con 2kg de carne para 20 personas, hasta los que te ponen un cubo de basura con cerveza de los chinos en hielo... Estas organizando una despedida para tu amigo o estáis de botellón? Pagar por que te hagan la comida y te la sirvan permite aprovechar la comida para descansar antes de seguir haciendo más cosas.

HUYE DE LO MÁS BARATO.

Como dice el dicho: Lo barato sale caro. Con la crisis proliferan las ofertas "Ganga" y sobre todo en la organización de eventos. No te creas que recortan sus márgenes por tus ojos bonitos sino que recortan en calidad. Muchos son los sitios que te plantarán cerveza del Carrefour y carnes a olor sospechosos o paintballs sin garantías de seguridad y muchas veces hasta sin seguros ni monitores. Hasta que punto te interesa ponerte en manos de personal no profesional para ahorrarte unos euros?

5.D | FACEBOOK Referencias:

Puede que sea una de las formas más fiables de comprobar la calidad de una empresa. Cuantos seguidores tienen? Que comentarios deja la gente? Si no hay comentarios es porque o bien los borran o bien prohíben que se escriba en su página. Visita la página de Facebook y lee los comentarios de la gente (fijate que no sean siempre los mismos que opinen) y de paso manda un par de emails a dos personas que aparentemente estuvieron en las instalaciones para pedir referencias. Vas a pagar mucho dinero por que te organicen un evento: Pide referencias.

5.E | GARANTIAS:

Los sitios donde vas a contratar las actividades te dan garantías? Si contratas una actividad y el día de la despedida no se puede hacer por mal tiempo que pasaría? Te devuelven el dinero o te dan otras salidas? Si no te gusta las actividades contratadas te las cambian por otras o te devuelven el dinero?

5.F | Presupuestos por escrito

Muchas son las páginas que no son muy transparentes en sus páginas webs: paginas sin precios, precios contradictorios, actividades extra no incluidas en la pagina. Cuando contrates algo pide desde el primer momento que te den el timing de la despedida y los planos de acceso de cada sitio donde tenéis que ir.

6. CONTRATAR

Ya has definido tu despida y tienes todo cuadrado. Ahora toca cerrar todo.

6.A

Lo primero es buscar el consenso del núcleo de la despedida. Tienes que vender tu trabajo y tus decisiones y convencer al núcleo (los que por su proximidad al novio NO pueden faltar a la despedida). Habla con ellos de los horarios, presupuestos, etc... El objetivo de esta fase es asegurar el minimo de personas que te van a pedir. Si quieres contratar un pack con un minimo de 10 asistentes es conveniente asegurarte de que los tienes. Una vez que haya consenso pide el 50% del importe de la despedida a cada uno para tener un fondo para realizar las reservas. No te fies de los que no te pueden/quieren pagar.

6.B

Comprobar horarios. Ya tienes las actividades decididas, ya tienes tu minimo de personas, y ya tienes el dinero de todos. Lo primero antes de llamar para contratar es comprobar los horarios de las actividades y si hay traslados tienes que calcular tiempos de margen. Para un recorrido de 5km en coche tienes que calcular un margen de 30min, hay que meter a todo el mundo en los coches, salir, ir a por tabaco y llegar al otro sitio y encontrarlo. Y muy importante es calcular 30 minutos adicionales de margen en el inicio. Si tenéis que salir a las 11h convoca a todos a las 10h30 y calcula un trayecto a razón de 60km/h. Y por último organiza tus transportes/alcohol.

6.C

Ya lo tienes todo, solo falta RESERVAR. Llama a cada empresa a contratar y reserva. Una vez realizado los pagos solicita a cada uno el lugar exacto de las actividades, planos, horarios, comprobantes para que no haya surpresas.

IMPORTANTE: Si no te fias del todo acercate un Sabado al sitio de actividades y reservalo alí. Si no te dejan ir al sitio para reservar DESCONFIA.

7. EL DIA DE LA DESPEDIDA

Por fin llego el día. Eres el organizador por lo tanto el responsable de tu grupo.

7.A

Lo primero es ORGANIZAR EL PUNTO DE PARTIDA y los traslados. Eres el responsable de que los participantes estén a la hora que has contratado.

7.B

Imprimir TODO: Imprime cada email, transferencia, comprobante, etc...

7.C

Eres el organizador y por lo tanto el RESPONSABLE de que salga todo bien y por ello tienes que convertirte en SHERIFF. Tendrás que tomar decisiones a lo largo de todo el día con el fin de defender los intereses de tu grupo y sobre todo del NUCLEO. De ti depende que salga todo bien. Una recomendación: Ve a cada sitio antes de la despedida para que el día de la despedida ganes tiempo.

Mucha suerte en este nuevo reto de organizar una despedida de soltero

8. CONCLUSIÓN

Con todo eso no es que pretendamos decir que somos los mejores, tan solo que llevamos suficiente tiempo en este mundo para saber con quién competimos y que querremos dar un servicio que quisieramos recibir fuera. Estamos cansados de oir que todo el mundo nos diga "Claro es que si supieramos eso pues habríamos ido directamente a Iberika Paintball" o "los monitores del campo donde fuimos estaban abajo fumando porros y cuando querrias bolas habia que darse un paseo de 10 minutos", etc...

La solución para que no os engañen es estudiar las fotos que os ponen en la página web, analizar y razonar los precios. Los campos grandes y serios repercuten sus gastos en el precio del alquiler y las bolas y se ajustan a una competencia muchas veces desleal ya que ofreciendo mucho más tienen que rebajar los precios a los del pirata de la finca del abuelo. Los precios recomendados para alquiler son 21/23€ y para las bolas 6/7€ en función de sitio, si negociais precio y os lo rebajan = no es buena señal, al bajar el precio o bien quitarán servicios, o bien como no tienen servicios tan solo bajan margen. No será mejor pagar 3€ más para conocer el paintball de mano de profesionales?

Llevamos 25 años en el mundo del paintball, 15 años organizando eventos para empresas y despedidas de soltero y 14 años llevando campos de paintball. Iberika Paintball fue el resultado de 20 años de sueños para crear un entorno de diversión SEGURO, DIVERTIDO y PROFESIONAL. Estamos siempre en continua mejora. Nuestro lema es "Lo que no es bueno para ti no es bueno para nosotros", vivimos de la fidelidad de nuestros clientes y seguiremos creciendo y ampliando los servicios gracias y para vosotros.

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